Mentorskap: ett universellt verktyg som möter organisationers behov

Anna Fiałkowska ,

Alla inlägg på Mentiway-bloggen är skrivna av våra mentoringexperter – av människor, inte av AI. AI används uteslutande för översättningar och bildgenerering.

Varför vill organisationen lansera ett mentorprogram? Det är frågan som bör ligga till grund för utformningen av varje program. Inte antalet deltagare, mötesschemat eller valet av plattform, utan det behov som mentorskapet ska tillgodose.

Att utveckla framtida ledare, förbereda medarbetare för nya roller, behålla talanger, överföra kunskap mellan team eller förbättra samarbetet mellan generationer? Var och en av dessa målsättningar kan motivera att man startar ett mentorprogram. Men de kräver alla lite olika upplägg.

Under konferensen Mentoring Program Excellence framhölls idén starkt att det inte är någon idé att ta fram ett business case för mentorskap i sig. Det är värt att ta fram ett business case för det verksamhetsmål som mentorskapet ska bidra till att uppnå. Det här perspektivskiftet hjälper inte bara till att övertyga organisationen om att starta ett program, utan framför allt till att utforma det så att det känns meningsfullt för deltagarna och skapar värde för företaget.

Kort sagt

Börja med problemet: utforma mentorskapet utifrån ett konkret verksamhetsmål.

Valet av format och deltagare bör utgå från den förväntade förändringen, inte från en trend.

Utvärderingen kombinerar data om deltagarnas upplevelser med verksamhetsresultat.

Plattformen Mentiway stödjer hanteringen av mentorprogram: rekrytering, matchning, dokumentation av möten och rapportering, vilket hjälper till att mäta resultat och hålla processen i linje med organisationens mål. Kontakta Mentiway

Läs även relaterade artiklar:
Mentorprogram på företaget – hur utformar, inför och utvecklar man det? En praktisk HR-guide

Hur mäter man effekten av mentorskap? KPI:er, mätvärden och data som verkligen spelar roll

Hur fungerar matchningen mellan mentor och adept egentligen? Så går matchningen inom mentorskap till bakom kulisserna

Börja inte med programmet. Börja med problemet

Mentorskap används i allt större utsträckning som en del av medarbetarutveckling och talanghantering. Det är dock lätt att falla i fällan att se det som ett mål i sig. En organisation beslutar sig för att starta ett program eftersom mentorskap är en uppskattad utvecklingsmetod, andra företag redan har infört det eller medarbetarna visar intresse för ett sådant initiativ.

Det är en bra utgångspunkt för ett samtal, men inte tillräckligt för att utforma en effektiv process.

Innan ni startar ett program är det värt att besvara några frågor: Vad är en utmaning för organisationen just nu? Vilka berörs? Vilken förändring behöver vi åstadkomma? Och hur kan mentorskap bidra till att nå dit?

Börja med att definiera programmets mål

Om ett företag vill utveckla framtida ledare, räcker det inte att bjuda in grupper av medarbetare med hög potential till programmet och para ihop dem med mer erfaren personal. Det är nödvändigt att definiera vilka kompetenser de kommer att behöva, vilka utmaningar som väntar dem och hur mentorskap kan hjälpa dem att förbereda sig för nya ansvarsområden.

Om målet är kunskapsöverföring, blir det i sin tur viktigt att hitta personer med den erfarenhet som behövs och skapa förutsättningar för att föra den vidare. Och när en organisation vill förbättra samarbetet mellan generationer är det värt att överväga om lösningen är klassiskt mentorskap, omvänt mentorskap eller kanske en kombination av båda formerna.

Det finns inget universellt mentorprogram som passar lika bra för alla dessa behov. Därför bör ni först definiera vilken förändring ni vill uppnå och därefter välja form av mentorskap, deltagare och hur processen ska genomföras.

Vilka organisatoriska problem kan mentorskap bidra till att lösa?

Mentorskap kan bidra inom många delar av en organisations verksamhet. Det betyder dock inte att det alltid är den bästa lösningen eller att det på egen hand garanterar de resultat man vill uppnå. Dess roll är att stödja en specifik utvecklingsprocess.

Utveckling av framtida ledare och successionsplanering. Organisationer behöver medarbetare som är redo att ta sig an nya roller, ta ansvar och fatta alltmer komplexa beslut. Att identifiera medarbetare med potential innebär inte i sig att de är redo för befordran. Mentorskap kan hjälpa dem att bättre förstå utmaningarna med ledarskap, utveckla ledarskapskompetenser och betrakta beslut ur mer erfarna kollegors perspektiv. Det skapar också utrymme för att diskutera situationer som inte går att öva på fullt ut i utbildningar. I det här fallet är det värt att mäta inte bara hur nöjda deltagarna är med programmet, utan också hur utvalda kompetenser utvecklas, hur redo de är att ta på sig nya ansvarsområden och vilka vägar deltagarna sedan tar inom organisationen. Vi skriver mer om detta i en artikel om att utveckla talanger inom företaget.
Överföring av kunskap och erfarenhet. I en organisation finns kunskap inte alltid i dokument, rutiner och system. Vissa erfarenheter är svåra att beskriva. Det gäller till exempel sätt att lösa ovanliga problem, fatta beslut i tvetydiga situationer eller samarbeta med olika intressenter. Mentorskap kan underlätta överföringen av sådan kunskap mellan medarbetare, avdelningar och verksamhetsorter. Det är särskilt värdefullt när ett företag vill minska risken att förlora viktigt know-how eller bättre ta till vara erfarenheten hos personer som har arbetat i organisationen i många år. Det räcker inte att bara para ihop en erfaren medarbetare med någon som vill lära sig. Det behövs tydliga mål, en lämplig matchning och förutsättningar som uppmuntrar till öppna samtal. Det är också värt att komma ihåg att kunskapsöverföring inte behöver innebära att information förmedlas i endast en riktning. Mindre erfarna kollegor kan också bidra med nya perspektiv och kompetenser.
Behålla och utveckla medarbetare. Att behålla värdefulla medarbetare handlar inte bara om lön eller förmåner. Möjligheter till utveckling, tillgång till återkoppling och känslan av att kunna bygga sin framtid inom organisationen är också viktiga. Mentorskap kan hjälpa medarbetare att definiera sin utvecklingsriktning, identifiera sina styrkor och planera nästa steg i karriären. Det kan också hjälpa organisationen att bättre förstå deltagarnas behov och skapa förutsättningar för deras fortsatta utveckling. Man bör dock inte automatiskt utgå från att deltagande i mentorskap leder till att fler medarbetare stannar kvar. Om företaget vill undersöka om en sådan effekt finns bör det analysera uppgifter om hur länge medarbetarna har varit kvar i organisationen och jämföra dem med annan information, med hänsyn till skillnader mellan programdeltagare och övriga medarbetare.
Generationsöverskridande samarbete och utveckling av nya färdigheter. Tekniska förändringar, nya arbetssätt och medarbetarnas varierande erfarenheter innebär att organisationer behöver kunskapsutbyte i flera riktningar. Ett sätt att möta detta kan vara omvänt mentorskap, det vill säga mentorskap i omvänd riktning. I den här modellen kan en person med kortare anställningstid eller mindre erfarenhet i en viss roll dela med sig av kunskap till en mer erfaren kollega, till exempel om ny teknik, digitala verktyg eller yngre generationers perspektiv. Det är inte bara ett alternativt programformat. Det kan vara ett svar på en specifik organisatorisk utmaning: hur man utvecklar digital kompetens, bättre förstår behoven hos olika medarbetargrupper och skapar utrymme för ömsesidigt lärande. För att lyckas krävs öppenhet från båda parter och ett genomtänkt förhållningssätt till relationen. Omvänt mentorskap kräver inte bara att deltagarna matchas, utan också en vilja att lära oavsett position eller anställningstid. Mer om omvänt mentorskap har vi skrivit i den här expertartikeln.

Hur omsätter man organisationens behov i ett konkret mentorprogram?

När en organisation vet vilket problem den vill lösa kan den gå vidare till att utforma programmet. I det här skedet är det bra att förena verksamhetens perspektiv med deltagarnas behov. Organisationens mål anger riktningen, men de enskilda adeptens mål kommer i stor utsträckning att forma arbetet i varje par.

I praktiken är det bra att gå igenom tre steg.

För det första: definiera den förväntade förändringen. I stället för ett allmänt mål som ”medarbetarutveckling” är det värt att precisera vad som konkret ska förändras. Det kan till exempel handla om att utveckla ledarskapskompetens, förbereda medarbetare bättre för befordran, öka kunskapen om andra avdelningar eller effektivisera introduktionen av nyanställda.

För det andra: anpassa programmet efter målet. Ett program för framtida ledare kräver en annan deltagargrupp, andra urvalskriterier och andra arbetssätt än en satsning med fokus på kunskapsöverföring eller utveckling av digital kompetens. Det är också viktigt att förbereda mentorerna, fastställa tydliga regler för processen och skapa förutsättningar för att bygga en trygg relation.

För det tredje: avgör hur vi ska veta om programmet skapar värde. Indikatorerna bör utgå från målet, inte väljas först när programmet är avslutat. Om organisationen vill utveckla ledare behövs andra mått än vid introduktion eller kunskapsöverföring.

Det är också viktigt att inte se mentorskap som en satsning vid sidan av övriga HR-aktiviteter. Det ger bäst resultat när det kompletterar ett bredare utvecklingssystem: talangprogram, karriärvägar, successionsplanering, introduktion eller kompetensutveckling.

Fler praktiska tips finns i vår guide: ”Mentorsprogram i företag – hur utformar, inför och utvecklar man det?”.

Hur mäter man resultaten utan att förväxla aktivitet med effekt?

Antalet deltagare, genomförda möten eller avslutade programomgångar säger något om programmets omfattning och hur processen fortskrider. Men det besvarar inte den viktigaste frågan: bidrog mentorskapet till att uppnå det mål som programmet startades för?

Det är värt att titta på effekterna på flera nivåer. Den första handlar om hur programmet genomförs: aktivitet i mentorparen, regelbundna möten, att de olika stegen slutförs och deltagarnas engagemang.

Den andra gäller adepternas och mentorernas upplevelser och utveckling, till exempel nöjdhet, uppnådda individuella mål eller utveckling av utvalda kompetenser.

Den tredje gäller organisationens mål, till exempel intern rörlighet, förberedelser inför nya roller, personalbehållning eller kunskapsöverföring.

Mentoringresultat och utvärdering med stöd av teknik

Alla program kräver inte samma mätetal. Om en organisation dessutom ser en ökning av antalet befordringar eller förbättrad personalbehållning betyder det inte automatiskt att det enbart är mentorskapet som ligger bakom. Resultaten påverkas också av andra HR-aktiviteter, marknadsförhållanden, organisatoriska förändringar och enskilda medarbetares beslut.

En väl utformad utvärdering gör det därför inte bara möjligt att visa upp positiva resultat, utan också att bättre förstå vad som fungerade, vad som behöver förbättras och hur framtida programomgångar kan utvecklas.

I Mentiways studie ”Mentoring Experience in Organizations” samlade vi in 613 enkätsvar från 43 mentorprogram. Resultaten visar att deltagarna upplever flera olika fördelar med mentorskap, bland annat ett bredare perspektiv, större självinsikt och nya relationer. Detta ger värdefulla insikter om processens värde, men positiv återkoppling från deltagarna är inte tillräcklig för att mäta verksamhetsresultat. Båda typerna av data bör analyseras tillsammans. Läs mer om detta tillvägagångssätt i artikeln om att mäta mentorskapets effektivitet, KPI:er, mätetal och data.

Teknikstöd som svar på organisatoriska utmaningar

Om mentorskap ska möta en organisations specifika behov måste det också gå att genomföra på ett effektivt sätt. Detta är särskilt viktigt i större företag där ett program omfattar flera avdelningar och platser samt dussintals eller hundratals mentorpar.

Teknik kan stödja organiseringen av processen: från rekrytering och matchning av deltagare till arbete med mål och uppföljning av framsteg, samt insamling av data och sammanställning av rapporter. Det gör att programkoordinatorer kan lägga mindre tid på manuell uppgiftshantering och lättare upptäcka områden som kräver uppmärksamhet.

En plattform kan inte ersätta ett tydligt definierat mål, väl förberedda deltagare eller kvaliteten på mentorrelationen. Den gör inte heller automatiskt programmet effektivt. Den är ett verktyg som stödjer en process som måste utformas med omsorg.

Det är precis det här arbetssättet som driver Mentiway. Vi hjälper organisationer att driva mentorprogram, från rekrytering och matchning till deltagaraktiviteter, uppföljning av processen och mätning av resultat. Mentiway hjälper till att organisera mentorskap i större skala, men utgångspunkten bör fortfarande vara organisationens behov och behoven hos de personer som ska delta i programmet.

Mentorskap är meningsfullt när det är tydligt vad det ska uppnå

Alla organisationer behöver inte samma slags mentorprogram. En organisation kanske vill utveckla framtida ledare, en annan säkerställa kunskapsöverföring och en tredje stödja introduktion eller samarbete mellan generationer. I alla dessa fall kan mentorskap vara ett värdefullt verktyg, men hur effektivt det blir beror på hur väl det anpassas efter målet.

Därför är det värt att ta ett steg tillbaka innan programmet startar och inte bara fråga sig ”hur organiserar vi mentorskap?”, utan framför allt ”vad vill vi förändra med hjälp av det?”.

Först då går det att välja deltagare medvetet, utforma processen, fastställa regler och definiera mått på framgång. På så sätt blir mentorskap inte bara ännu en punkt i HR-kalendern, utan en del av en bredare plan för organisationsutveckling.

Vill du utforma ett mentorprogram som är anpassat efter din organisations behov? Prata med oss om vilka mål mentorskap kan bidra till och hur de kan omsättas i en välplanerad process.

Vanliga frågor: mål med mentorprogram

Kan mentorskap lösa alla problem i en organisation?

Nej. Mentorskap fungerar bäst inom områden som rör kompetensutveckling, delning av kunskap och erfarenheter, relationsbyggande och förberedelse av medarbetare för nya roller. Det kan inte ersätta exempelvis förändringar i processer, tillräckliga resurser eller lösningar på problem som bottnar i organisationskulturen. Därför är det värt att kontrollera om mentorskap verkligen möter det identifierade behovet innan programmet startar.

Hur definierar man målet med ett mentorprogram på ett företag?

Det är bäst att börja med den utmaning som organisationen står inför. Det kan handla om att utveckla framtida ledare, överföra kunskap, stödja introduktion, utveckla talanger eller förbättra samarbetet mellan team. Därefter definierar ni vilken förändring ni förväntar er, vilka programmet ska omfatta och hur ni ska veta om det har varit effektivt.

Vilka verksamhetsmål kan mentorskap bidra till att uppnå?

Mentorskap kan bland annat bidra till utveckling av ledarskapskompetenser, förberedelser inför befordran, successionsplanering, talangutveckling, kunskapsöverföring, introduktion och samarbete mellan generationer. De specifika målen bör utgå från organisationens behov, inte från antagandet att alla mentorprogram ska ge samma resultat.

Hur mäter man hur effektivt ett mentorprogram är?

Indikatorerna bör vara kopplade till programmets mål. Ni kan analysera om utvecklingsmålen har uppnåtts, om specifika kompetenser har stärkts, deltagarnas nöjdhet, hur regelbundet träffarna hålls, kvaliteten på matchningen mellan deltagarna eller beredskapen att ta sig an nya roller. Om programmet ska bidra till verksamhetsmål som att behålla medarbetare eller öka den interna rörligheten är det också värt att följa relevanta organisationsdata. Kom dock ihåg att förändringar i dessa indikatorer inte nödvändigtvis enbart beror på mentorskapet.

Bör mentorskap vara en del av HR-strategin?

Ja, om syftet är att bidra till organisationens långsiktiga mål. Ett mentorprogram kan komplettera insatser inom talanghantering, successionsplanering, ledarskapsutveckling, introduktion eller karriärplanering. När programmet integreras i en bredare strategi blir det lättare att sätta prioriteringar, engagera rätt personer och utvärdera resultaten.

Räcker det med en mentorplattform för att programmet ska bli effektivt?

Nej. En plattform kan effektivisera rekrytering, matchning av mentorer och adepter, planering av träffar, uppföljning av framsteg och rapportering. Den kan dock inte ersätta ett tydligt definierat mål, goda förberedelser för deltagarna eller kvaliteten i mentorrelationen. Tekniken stödjer processen, men dess värde beror också på hur programmet utformas och genomförs.