Analýza výkonnosti, KPI a hodnocení mentorského programu
Všechny články na blogu Mentiway píší naši odborníci na mentoring – lidé, nikoli AI. AI používáme výhradně pro překlady a generování obrázků.
V předchozím článku jsme v Mentiway publikovali průvodce zavedením mentoringového programu. Důležitým prvkem, kterému se v něm věnujeme, je definice cílů programu a velmi podstatné průběžné sledování míry jejich naplňování a zhodnocení programu na jeho konci. V tomto článku se podrobněji zaměřím právě na téma analytiky, monitorování a vyhodnocování mentoringového programu ze strany jeho organizátorů.
Stručně
- Monitorujte mentoringový proces během programu: schůzky, podepisování smluv, stanovování cílů a míra spokojenosti, aby byly možné včasné zásahy.
- Vyhodnoťte výsledky na konci programu pomocí agregovaných KPI: naplnění cílů, frekvence sezení, spokojenost a využívání platformy pro reportování.
- Sledujte konkrétní KPI, jako je frekvence sezení, hodnocení sezení a plnění smluv, abyste včas odhalili problémy se závazkem.
- Použijte Mentiway Platform k automatizaci upomínek, sběru hodnocení sezení a zpětné vazby, sledování schůzek a stavu smluv v reálném čase a vytváření agregovaných reportů, které podporují vyhodnocování a rozhodování. Kontaktujte Mentiway
Průvodce zavedením mentoringového programu
Než budete pokračovat dál, pokud jste to ještě neudělali, doporučuji se podívat na průvodce zavedením mentoringového programu který jsem zmínil v úvodu.
Může vás také zajímat speciální kontrolní seznam, který ve zestručněné podobě shrnuje konkrétní otázky, kterým je třeba se věnovat ze strany organizátorů mentoringu.
A pokud preferujete získávání znalostí ve formě videa / podcastu, zvu vás ke shlédnutí videa, ve kterém Tomasz Sąsiadek – spoluzakladatel Mentiway hovoří o klíčových fázích mentoringového programu:
Proč sledovat procesy a vyhodnocovat celý mentoringový program?
Zavádění a řízení mentoringového programu je považováno za obchodní proces. Aby byl jako takový efektivní, je třeba dbát na základní parametry procesu, jako jsou jasně vymezené hranice, pořádek, výběr zainteresovaných stran a jeho zakotvení v organizaci.
Ale zásadním prvkem každého obchodního procesu je také skutečnost poskytování hodnoty organizaci a jednotlivým účastníkům.
Mentoringový program je proces, který obvykle zahrnuje mnoho lidí a představuje značné náklady z hlediska odvedených hodin. Jako takový musí poskytovat hmatatelný přínos, který by pořadatelé měli být schopni identifikovat.
Pro účely přípravy tohoto článku jsem rozdělil kritéria pro hodnocení hodnoty mentoringového programu podle toho, kdy jsou měřena:
- ověřované průběžně – během programu
- a shromážděné a agregované po jeho ukončení.
Průběžné sledování mentoringových procesů
Mentoringový program je dlouhodobý proces, rozprostřený minimálně na 6 měsíců. Proto je nutné sledovat jeho základní parametry zatímco stále probíhá. To vám umožňuje zaznamenat možné nedostatky a dává příležitost provést úpravy. Například, pokud u účastníků mentoringového programu zjistíte, že nemají dostatečné znalosti k realizaci procesů, lze jim tyto znalosti poskytnout formou doplňkového školení nebo intervize.
Vyhodnocení mentoringového programu na závěr
Na druhou stranu souhrnné vyhodnocení procesů a rekapitulace celého programu na jeho závěru umožňuje posoudit mentoringový program jako celek, nebo alespoň jeden jeho cyklus. S znalostmi získanými tímto způsobem je možné identifikovat poznatky využitelné v následujících mentoringových cyklech, ale také připravit shrnutí pro investory – vlastníky HR nebo oddělových rozpočtů, kteří investovali část svých zdrojů do organizace programu a účasti mentorů a mentorovaných.
Možné KPI a způsoby měření efektivity mentoringového programu
Už víme, proč se vyplatí sledovat a vyhodnocovat mentoringový program. Otázka nyní zní, jak to udělat
Zde je několik možných KPI, několik nápadů, jak program průběžně analyzovat a na konci vyhodnotit jeho efektivitu. Většina zde zmíněných metrik se také používá v Mentiway app a organizátoři mentoringových programů založených na naší platformě je průběžně sledují.
Samozřejmě jde jen o několik příkladů a seznam rozhodně není vyčerpávající. Doufám však, že v něm najdete inspiraci pro svůj mentoringový program.
První schůzky v mentorských dvojicích
Monitorování mentoringového programu může začít už ve fázi náboru účastníků. Tehdy se objevují první otázky, které je potřeba sebrat a řešit. Tehdy se také objevují první potenciální KPI – například počet účastníků a jejich poměr mezi mentory a mentorovanými. V praxi jsou tyto metriky velmi zřejmé a přirozeně se sledují v průběhu procesu, proto je níže nezmiňuji.
Možným parametrem, který nemusí být tak zřejmý, je sladění oblastí kompetencí. Tuto problematiku jsem rozebral v samostatném článku.
Domluva prvního setkání
Naplánování mentoringového setkání je první příležitostí pro mentorované projevit iniciativu. Proti očekávání se v této fázi mohou již projevit problémy se závazkem. Je dobré několik dní po oficiálním zahájení zkontrolovat, zda si všechny dvojice naplánovaly své první mentorské setkání.
Podepsání smlouvy
Dalším bodem k ověření může být skutečnost, že první sezení proběhlo a jeho výsledek, tedy podepsání mentoringové smlouvy oběma členy páru.
Nepodepsání smlouvy může být prvním signálem, že proces nebyl zahájen správně. To může být způsobeno nedohodou ohledně pravidel mentoringového vztahu, ačkoliv častěji to signalizuje potenciální nedostatek závazku ze strany účastníků páru udržovat stanovené struktury a pravidla. Stojí za to sledovat podpis smlouvy a věnovat pozornost obsahu této aktivity, která v praxi zahajuje mentoringový proces z hlediska správné definice mentoringu.
The Mentiway platform automaticky připomíná účastníkům podpis smlouvy. Kromě toho mají organizátoři sami v reálném čase přehled o postupu mentoringových procesů, včetně termínů setkání párů a skutečnosti, že smlouva byla podepsána. To umožňuje reagovat v reálném čase na jakékoliv odchylky od procesu.
Stanovení cílů v mentoringových procesech
Další kritérium, stanovování cílů pro proces, se v zásadě vztahuje již na druhé nebo dokonce třetí sezení, ale souvisí se zahájením procesu, proto je zařazeno v této části.
V mentoringových programech realizovaných za podpory Mentiway doporučujeme začít pracovat na cílech již během prvního sezení (při vyplňování smlouvy), nicméně jedná se o časově náročný proces, který často zabere více času. Z praxe také víme, že stanovení cílů pro mentee je samo o sobě velmi důležitým výstupem mentoringového procesu. Pár pracuje na cílech společně s využitím různých navržených technik a nástrojů, často ve více než jednom sezení.
Právě zde se také někdy v páru objevují významné problémy. Někdy jsou způsobeny nedostatkem zdrojů mentora, které by podpořily mentee v zamýšlených cílech. Jindy pramení z nepochopení procesu nebo ze nezralosti mentee. Je proto nutné sledovat, že cíle jsou skutečně stanoveny, a reagovat, pokud se proces protahuje za třetí sezení.
Stojí za zmínku, že i když v Mentiway pořadatelé vidí, zda si páry stanovily cíle pro proces a počet těchto cílů, nemají přístup k podrobným výstupům těchto cílů ani k jejich ukazatelům úspěchu. Tato data jsou důvěrná a měla by zůstat takovými vzhledem k bezpečnosti mentoringového procesu.
Během mentoringových procesů
První zpětná vazba na mentoringový program
Po fázi uzavírání smluv a stanovování cílů, kdy procesy již začínají nabírat na síle, stojí za to provést první počáteční vyhodnocení mentoringového programu na základě hodnocení účastníků.
Platforma Mentiway posílá automatizované průzkumy zpětné vazby po třetím setkání, ve kterých jsou účastníci požádáni, aby ohodnotili svou připravenost na program, výběr párů a svou dosavadní spokojenost s průběhem. Mentoři a mentees mají možnost sdílet své postřehy, což zase umožňuje organizátorům případně reagovat na nejčastěji identifikované problémy.
Hodnocení setkání
Podobnou, byť poněkud omezenější roli hrají hodnocení spokojenosti s jednotlivými mentoringovými setkáními. Od prvního setkání mají účastníci v Mentiway možnost ohodnotit svou míru spokojenosti se schůzkami na škále od 1 do 5. Pořadatelé mají přístup k těmto hodnocením a měli by na ně reagovat kontaktováním účastníků, pokud se tyto hodnoty odchylují od požadované úrovně.
Frekvence setkání
Posledním parametrem, který je třeba v průběhu procesu sledovat, je udržování správné frekvence setkání. Jde o to identifikovat možné problémy související se zrušením schůzek a příliš dlouhými intervaly mezi nimi.
V Mentiway pořadatelé sledují termíny schůzek a jsou upozorněni, když se páry nesetkají déle než 30 dní To může signalizovat pokles motivace, který může nakonec vést k rozpadu mentoringového vztahu.
Je zřejmé, že mentoring vyžaduje závazek na obou stranách a zejména proaktivitu ze strany mentees. Někteří ale občas potřebují jemné popostrčení, motivaci nebo připomenutí procesu. Na druhou stranu je také vhodné vědomě ukončit ty mentoringové vztahy, kde závazek klesl pod smysluplnou úroveň nebo kde pár nenašel dostatečnou shodu.
Ukončení programu
Hodnocení míry dosažení cílů
Finálním prvkem mentoringového procesu by mělo být vzájemné hodnocení a zpětná vazba v párech. Prvky tohoto hodnocení by měly být také použity k vyhodnocení celého mentoringového programu. Mám na mysli především míru, do jaké byly cíle naplněny – jak na úrovni jednotlivých párů, tak agregovaně na úrovni celého programu.
Závěrečné průzkumy jsou také příležitostí provést konečné zhodnocení spokojenosti párů s mentoringovým programem jako celkem a získat poznatky pro optimalizaci a zlepšení budoucích ročníků programu.
Ve společnosti Mentiway probíhá ukončení procesů na dvou úrovních. Za prvé Mentor vypracuje zprávu shrnující spolupráci s Mentee a doporučující další rozvoj svého Mentee. Tato zpráva je k dispozici Mentee a pouze jemu/ji. Za druhé pár společně během posledního mentoringového setkání vyplní dotazník hodnotící průběh programu, v němž mimo jiné na škále od 1 do 10 ohodnotí míru dosažení každého z nastavených cílů na základě dříve stanovených kritérií.
Shrnutí programu
Organizátoři, kteří používají výše uvedené metriky, jsou nakonec schopni připravit souhrn celého mentoringového programu, zahrnující průměrná hodnocení spokojenosti se sezeními, zpětnou vazbu k programu, počet a frekvenci setkání a konečně i míru naplnění mentoringových cílů. Takový souhrn poskytuje komplexní odpověď na otázku účinnosti celého mentoringového programu a usnadňuje rozhodování o jeho dalším ročníku.
Ve společnosti Mentiway často doplňujeme souhrnnou zprávu agregovanými statistikami využití platformy. Například shrnujeme nejčastěji čtené materiály z databáze znalostí nebo frekvenci používání jednotlivých funkcí.
Ahoj, jmenuji se Tom a jsem spoluzakladatel společnosti Mentiway. Rádi se podělíme o naše znalosti a podpoříme organizace na jejich cestě k úspěchu! 💪 Pokud vás zajímá, jak efektivně a účinně zavést mentoringový program ve vaší organizaci s využitím technologií:
napište mi
kontaktujte mě na LinkedIn
