Mentorointiohjelman suorituskyvyn analyysi, KPI:t ja arviointi
All articles published on the Mentiway blog are written by human mentoring consultants. AI systems are used solely for translation and image generation.
Edellisessä artikkelissa julkaisimme Mentiwayssä oppaan mentorointiohjelman toteuttamisesta. Siinä tärkeä osa on ohjelman tavoitteiden määrittely sekä — mikä erittäin tärkeää — tavoitteiden saavuttamisen jatkuva seuranta ja ohjelman päätyttyä tehtävä arviointi. Tässä artikkelissa tarkastelen tarkemmin juuri mentorointiohjelman järjestäjien analytiikkaa, seurantaa ja arviointia.
Lyhyesti
- Seuraa mentorointiprosessia ohjelman aikana: tapaamiset, sopimuksen allekirjoitus, tavoitteiden asettaminen ja tyytyväisyys, jotta voidaan puuttua ajoissa.
- Arvioi tulokset ohjelman lopussa käyttäen yhteenlaskettuja KPI-mittareita: tavoitteiden saavuttaminen, tapaamistiheys, tyytyväisyys ja alustan käyttö raportointia varten.
- Seuraa konkreettisia KPI-mittareita, kuten tapaamistiheys, tapaamisten arviot ja sopimuksen toteutuminen, jotta sitoutumisongelmat havaitaan ajoissa.
- Käytä Mentiway Platform automaattisesti lähettämään muistutuksia, keräämään tapaamisten arvioita ja palautetta, seuraamaan tapaamisia ja sopimusten tilaa reaaliajassa sekä tuottamaan yhteenlaskettuja raportteja, jotka tukevat arviointia ja päätöksentekoa. Ota yhteyttä Mentiwayhin
Opas mentorointiohjelman toteuttamiseen
Ennen kuin jatkat, jos et vielä ole tehnyt niin, suosittelen tutustumaan oppaaseen mentorointiohjelman toteuttamisesta jonka mainitsin johdannossa.
Saatat olla kiinnostunut myös erillisestä tarkistuslistasta, joka tiivistetysti kuvaa ne erityiset asiat joista huolehdittava mentoroinnin järjestäjien näkökulmasta.
Jos haluat omaksua tietoa videon tai podcastin muodossa, kutsun sinut katsomaan videota, jossa Tomasz Sąsiadek – Mentiwayn perustaja kertoo mentorointiohjelman keskeisistä vaiheista:
Miksi seurata prosesseja ja arvioida koko mentorointiohjelmaa?
Mentorointiohjelman käyttöönotto ja ylläpitäminen on pidettävä liiketoimintaprosessina. Tämän kaltaisena sen tehokkuuden varmistamiseksi on huolehdittava prosessin perusparametreista, kuten selkeästi määritellyistä rajoista, järjestyksestä, sidosryhmien valinnasta ja sen juurruttamisesta organisaatioon.
Mutta olennaista kaikessa liiketoimintaprosessissa on myös se, että prosessi tuottaa arvoaorganisaatiolle ja yksittäisille osallistujille.
Mentorointiohjelma on prosessi, johon yleensä osallistuu paljon ihmisiä ja joka aiheuttaa merkittäviä tuntikustannuksia. Tällaisena sen on tarjottava konkreettista hyötyä, jonka järjestäjien tulisi pystyä tunnistamaan.
Tätä artikkelia varten olen jakanut mentorointiohjelman arvon arviointikriteerit sen mukaan, milloin niitä mitataan:
- tarkistetaan jatkuvasti – ohjelman aikana
- ja kerätään ja kootaan sen päättyessä.
Mentorointiprosessien jatkuva seuranta
Mentorointiohjelma on pitkäkestoinen prosessi, joka jakautuu vähintään kuuden kuukauden ajalle. Siksi on tarpeen seurata sen perusparametreja jo silloin kun se on käynnissä. Tämä mahdollistaa sen, että havaitaan mahdolliset puutteet ja antaa mahdollisuuden tehdä muutoksia. Esimerkiksi, jos mentorointiohjelman osallistujilta havaitaan puuttuvan riittävä osaaminen prosessien toteuttamiseen, tätä osaamista voidaan tarjota heille lisäkoulutuksena tai intervisiona.
Mentorointiohjelman arviointi ohjelman lopussa
Toisaalta prosessien kokonaisarviointi ja koko ohjelman yhteenveto sen päättyessä mahdollistavat mentorointiohjelman arvioinnin kokonaisuutena tai ainakin yhden syklin osalta. Tällä tavoin kerätyn tiedon avulla voidaan tunnistaa oppeja, joita voidaan hyödyntää seuraavissa mentorointisykleissä, mutta myös laatia yhteenveto sijoittajille – henkilöstö- tai osastonbudjettien omistajille, jotka ovat sijoittaneet osan resursseistaan ohjelman järjestämiseen sekä mentorien ja mentoroitavien osallistumiseen.
Mahdolliset KPI:t ja tavat mitata mentorointiohjelman vaikuttavuutta
Niinpä tiedämme jo, miksi kannattaa seurata ja arvioida mentorointiohjelmaa. Kysymys nyt on, miten se tehdään
Tässä on joitakin mahdollisia KPI:itä, ideoita ohjelman jatkuvaan analysointiin ja sen vaikuttavuuden arviointiin lopuksi. Suurin osa tässä mainituista mittareista on käytössä myös Mentiway app, ja alustamme pohjalta järjestettävien mentorointiohjelmien järjestäjät käyttävät niitä jatkuvasti.
Tietenkin nämä ovat vain muutamia esimerkkejä, eikä lista ole missään nimessä kattava. Toivon kuitenkin, että löydät tästä inspiraatiota mentorointiohjelmaasi.
Mentorointiparien ensimmäiset tapaamiset
Mentorointiohjelman seuranta voi alkaa jo osallistujien rekrytointivaiheessa. Silloin nousevat esiin ensimmäiset tiedonkeruuseen ja käsittelyyn liittyvät kysymykset. Myös ensimmäiset mahdolliset KPI:t ilmenevät tässä vaiheessa — esimerkiksi osallistujamäärä ja niiden tasapaino mentorien ja mentoroitavien välillä. Käytännössä nämä mittarit ovat kuitenkin hyvin ilmeisiä ja seuranta tapahtuu luonnollisesti prosessin aikana, joten en ole sisällyttänyt niitä alla oleviin kohtiin.
Mahdollinen vähemmän ilmeinen parametri on yhteensovittaminen osaamisalueiden. Käsittelin tätä aihetta erillisessä artikkelissa.
Ensimmäisen tapaamisen järjestäminen
Mentorointitapaamisen aikataulutus on ensimmäinen mahdollisuus mentoroitaville osoittaa oma-aloitteisuuttaan. Vastoin intuitiota sitoutumiseen liittyviä haasteita saattaa ilmetä jo tässä vaiheessa. On hyvä tarkistaa muutaman päivän kuluttua virallisesta aloituksesta, ovatko kaikki parit jo sopineet ensimmäisestä mentorointitapaamisestaan.
Sopimuksen allekirjoitus
Toinen tarkistuksen kohde voi olla se, että ensimmäinen tapaaminen on toteutettu ja sen vaikutus, eli mentorointisopimuksen allekirjoittaminen parin molempien osapuolten toimesta.
Sopimuksen allekirjoittamatta jättäminen voi olla ensimmäinen merkki siitä, että prosessi ei ole alkanut asianmukaisesti. Tämä voi johtua siitä, ettei mentorointisuhteen sääntöihin ole saavutettu yhteisymmärrystä, vaikka useammin se viittaa parin osapuolten mahdolliseen sitoutumattomuuteen ylläpitää rakenteita ja sääntöjä. Kannattaa seurata sopimuksen allekirjoittamista ja kiinnittää huomiota tämän toiminnan sisältöön, joka käytännössä käynnistää mentorointiprosessin mentoroinnin oikean määrittelyn kannalta.
Kyseinen Mentiway-alusta muistuttaa osallistujia automaattisesti sopimuksen allekirjoittamisesta. Lisäksi järjestäjillä on reaaliaikainen näkyvyys mentorointiprosessien etenemiseen, mukaan lukien parin tapaamisten ajankohdat ja se, että sopimus on allekirjoitettu. Tämä mahdollistaa reagoinnin prosessista poikkeamiin reaaliajassa.
Tavoitteiden asettaminen mentorointiprosesseissa
Seuraava kriteeri, prosessin tavoitteiden asettaminen, koskee käytännössä jo toista tai jopa kolmatta tapaamista, mutta liittyy prosessin alkuun, joten se on mukana tässä osiossa.
Mentiwayn tuella toteutetuissa mentorointiohjelmissa suosittelemme aloittamaan tavoitteiden työstämisen jo ensimmäisessä tapaamisessa (sopimusta laadittaessa), mutta se on aikaa vievä prosessi ja usein vaatii enemmän aikaa. Kokemuksemme mukaan mentoroitavan tavoitteiden asettaminen on itsessään erittäin tärkeä mentorointiprosessin tulos. Pari työskentelee tavoitteiden parissa yhdessä käyttäen erilaisia ehdotettuja menetelmiä ja työkaluja, usein useammassa kuin yhdessä tapaamisessa.
Juuri tässä parissa voi joskus ilmetä merkittäviä ongelmia. Joskus syynä on mentorin puutteelliset resurssit tukea mentoroitavaa tarkoitettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Toisinaan syynä on prosessin väärinymmärtäminen tai mentoroitavan kypsyyden puute. Siksi on tarpeen seurata, että tavoitteet asetetaan, ja reagoida, jos prosessi venyy kolmannen tapaamisen yli.
On syytä huomioida, että vaikka Mentiwayssä järjestäjät voivat nähdä, ovatko parit asettaneet prosessille tavoitteita ja kuinka monta tavoitetta on asetettu, heillä ei ole pääsyä näiden tavoitteiden yksityiskohtaisiin havaintoihin tai niiden menestymittareihin. Nämä tiedot ovat luottamuksellisia ja niiden tulee pysyä sellaisina mentoroinnin turvallisuuden vuoksi.
Mentorointiprosessien aikana
Ensimmäinen palaute mentorointiohjelmasta
Sopimus- ja tavoiteasetantovaiheen jälkeen, kun prosessit ovat jo täydessä vauhdissa, on syytä tehdä ensimmäinen alustava arviointi mentorointiohjelmasta osallistujien arvioiden perusteella.
Mentiway-alusta lähettää automaattisia palautekyselyitä kolmannen tapaamisen jälkeen, joissa osallistujilta pyydetään arviota heidän valmistautumisestaan ohjelmaan, parivalintojen sopivuudesta ja tyytyväisyydestä prosessiin tähän mennessä. Mentorit ja mentoroitavat voivat jakaa näkemyksiään, mikä puolestaan antaa järjestäjille mahdollisuuden puuttua yleisimmin tunnistettuihin ongelmiin.
Tapaamisten arvioinnit
Vastaavan, vaikkakin jonkin verran rajoitetumman roolin täyttävät yksittäisten mentorointitapaamisten tyytyväisyysarviot. Ensimmäisestä tapaamisesta alkaen Mentiwayn osallistujilla on mahdollisuus arvioida tyytyväisyyttään tapaamisiin asteikolla 1–5. Järjestäjät puolestaan näkevät nämä arviot ja heidän tulisi reagoida ottamalla yhteyttä osallistujiiin, jos arvot poikkeavat toivotusta.
Tapaamistiheys
Viimeinen seurattava parametri prosessin aikana on oikean tapaamistiheyden ylläpitäminen. Tavoitteena on tunnistaa mahdolliset ongelmat, jotka liittyvät tapaamisten peruuntumisiin ja liian pitkään aikaan tapaamisten välillä.
Mentiwayssä järjestäjät seuraavat tapaamisaikoja ja saavat ilmoituksen, kun parit eivät ole tavanneet yli 30 päivään Tämä voi olla merkki motivaation hiipumisesta, mikä lopulta voi johtaa mentorointisuhteen päättymiseen.
On selvää, että mentorointi vaatii sitoutumista molemmilta osapuolilta ja erityisesti mentoroitavilta proaktiivisuutta. Joidenkin kohdalla tarvitaan kuitenkin joskus lempeä tönäisy, motivaatiota tai muistutus prosesseista. Toisaalta kannattaa tietoisesti lopettaa ne mentorointisuhteet, joissa sitoutuminen on laskenut alle merkityksellisen tason tai joissa pari ei ole löytänyt riittävää yhteensopivuutta.
Ohjelman päättäminen
Tavoitteiden saavuttamisasteen arviointi
Mentorointiprosessien viimeisenä osana tulisi olla parien välinen arviointi ja palautteenanto. Tämän arvioinnin osia tulisi käyttää myös koko mentorointiohjelman arviointiin. Tarkoitan tässä ensisijaisesti sitä, missä määrin tavoitteet saavutettiin — sekä yksittäisten parien tasolla että koottuna koko ohjelman tasolle.
Loppukyselyt tarjoavat myös mahdollisuuden tehdä lopputilinpäätös parien tyytyväisyydestä mentorointiohjelmaan kokonaisuutena sekä kerätä tietoa ohjelman optimointia ja kehittämistä varten tulevia toteutuksia varten.
Mentiwayssä prosessien päättäminen tapahtuu kahdella tasolla. Ensiksi mentori laatii raportin, jossa tiivistetään yhteistyö mentoroitavan kanssa ja suositellaan hänen jatkokehitystään. Tämä raportti tehdään saataville mentoroitavalle ja ainoastaan hänelle. Toiseksi pari yhdessä viimeisessä mentorointitapaamisessa täyttää kyselylomakkeen, jossa arvioidaan ohjelman etenemistä; muun muassa asteikolla 1–10 he arvioivat kunkin asetetun tavoitteen saavuttamisasteen aiemmin määriteltyjen kriteerien perusteella.
Ohjelman yhteenveto
Lopulta järjestäjät, jotka käyttävät edellä mainittuja mittareita, pystyvät laatimaan yhteenvedon koko mentorointiohjelmasta, mukaan lukien tapaamisten tyytyväisyysarvioiden keskiarvot, palaute ohjelmasta, tapaamisten lukumäärä ja tiheys sekä viime kädessä se, missä määrin mentoroinnin tavoitteet saavutettiin. Tällainen yhteenveto antaa kattavan vastauksen koko mentorointiohjelman vaikuttavuutta koskevaan kysymykseen ja helpottaa päätöksentekoa seuraavaa toteutuskertaa koskien.
Mentiway täydentämme usein yhteenvedon raporttia koottavilla tilastoilla alustankäytöstä. Esimerkiksi tiivistämme tietopankin yleisimmin luetut materiaalit tai tiettyjen toiminnallisuuksien käytön tiheyden.
