Análise de desempenho, KPIs e avaliação de um programa de mentoria
Todos os artigos do blog Mentiway são escritos pelos nossos especialistas em mentoria – por pessoas, não por IA. A IA é utilizada exclusivamente para traduções e geração de imagens.
Num artigo anterior, publicámos na Mentiway um guia para implementar um programa de mentoria. Um elemento importante que analisamos nele é a definição dos objetivos do programa e, de forma extremamente importante, o acompanhamento contínuo do grau em que esses objetivos são alcançados e a avaliação do programa no final. Neste artigo vou analisar mais detalhadamente precisamente o tema da analítica, monitorização e avaliação de um programa de mentoria por parte dos seus organizadores.
Em poucas palavras
- Monitorizar o processo de mentoria durante o programa: reuniões, assinatura do contrato, definição de objetivos e níveis de satisfação para permitir intervenções precoces.
- Avaliar os resultados no final do programa usando KPIs agregados: alcance dos objetivos, frequência de sessões, satisfação e utilização da plataforma para relatórios.
- Acompanhar KPIs concretos, como a frequência das sessões, avaliações das sessões e cumprimento do contrato para detetar problemas de compromisso atempadamente.
- Utilize Mentiway Platform para automatizar lembretes, recolher classificações e comentários das sessões, monitorizar reuniões e o estado dos contratos em tempo real, e produzir relatórios agregados que apoiem a avaliação e a tomada de decisões. Contacte a Mentiway
Guia para implementar um programa de mentoria
Antes de avançar, se ainda não o fez, recomendo que consulte o guia para implementar um programa de mentoria que mencionei na introdução.
Pode também ter interesse na lista de verificação especial, que descreve de forma condensada as questões específicas a serem tratadas por parte dos organizadores da mentoria.
E se preferir absorver conhecimento em formato de vídeo/podcast, convido-o a assistir a um vídeo em que Tomasz Sąsiadek – cofundador da Mentiway – fala sobre as etapas-chave do programa de mentoria:
Por que monitorizar os processos e avaliar todo o programa de mentoria?
A implementação e a condução de um programa de mentoria devem ser consideradas um processo de negócio Para ser eficaz enquanto tal, é necessário cuidar dos parâmetros básicos do processo, tais como limites claramente definidos, sequência, seleção das partes interessadas e integração na organização.
Mas um elemento essencial de qualquer processo de negócio é também o facto de entregar valor à organização e aos participantes individuais.
Um programa de mentoria é um processo que, geralmente, envolve muitas pessoas e acarreta um custo significativo em termos de dedicação horária. Como tal, deve proporcionar um benefício tangível que os organizadores consigam identificar.
Para efeitos da elaboração deste artigo, dividi os critérios para avaliar o valor de um programa de mentoria de acordo com o momento em que são medidos:
- verificados de forma contínua – durante o programa
- e recolhidos e agregados no seu término.
Monitorização contínua dos processos de mentoria
O programa de mentoria é um processo de longo prazo, distribuído ao longo de um mínimo de 6 meses. Por isso, é necessário monitorizar os seus parâmetros básicos enquanto ainda está em curso. Isto permite-lhe detetar eventuais lacunas e dá-lhe a oportunidade de introduzir alterações Por exemplo, se, entre os participantes do programa de mentoria, for identificado que não possuem conhecimentos suficientes para implementar os processos, esses conhecimentos podem ser fornecidos na forma de formação adicional ou intervisão.
Avaliação do programa de mentoria no final
Por outro lado, uma avaliação agregada dos processos e um resumo de todo o programa no seu término permitem avaliar o programa de mentoria como um processo completo, ou pelo menos um dos seus ciclos. Com o conhecimento assim reunido, é possível identificar lições a utilizar em ciclos subsequentes de mentoria, bem como preparar um resumo para os investidores — titulares dos orçamentos de RH ou departamentais que investiram alguns dos seus recursos na organização do programa e na participação de mentores e mentorados.
Possíveis KPIs e formas de medir a eficácia de um programa de mentoria
Portanto, já sabemos por que vale a pena monitorizar e avaliar um programa de mentoria. A questão agora é como o fazer.
Aqui estão alguns KPIs possíveis, algumas ideias sobre como analisar o programa de forma contínua e avaliar a sua eficácia no final. A maioria das métricas mencionadas aqui é também aplicada na Mentiway app e os organizadores de programas de mentoria baseados na nossa plataforma utilizam-nas de forma contínua.
Claro que estes são apenas alguns exemplos e a lista não é certamente exaustiva. No entanto, espero que encontre aqui inspiração para o seu programa de mentoria.
Primeiras reuniões em pares de mentoria
O acompanhamento do programa de mentoria pode começar já na fase de recrutamento de participantes. É nesse momento que surgem as primeiras questões a recolher e a abordar. É também aí que aparecem os primeiros KPIs potenciais — por exemplo, o número de participantes e o seu equilíbrio entre mentores e mentorados. Na prática, porém, estas métricas são muito óbvias e naturalmente monitorizadas no processo, pelo que não as incluí abaixo.
Um possível parâmetro que pode ser menos óbvio é a correspondência das áreas de competência. Abordei este tema num artigo separado.
Marcar a primeira reunião
Agendar uma sessão de mentoria é a primeira oportunidade para os mentorados demonstrarem iniciativa. Contrariamente ao que se poderia supor, já podem existir problemas de compromisso nesta fase. É aconselhável verificar alguns dias após o início oficial se todas as duplas já marcaram a sua primeira sessão de mentoria.
Assinatura de contrato
Outro ponto a verificar pode ser o facto de a primeira sessão ter sido realizada e o seu efeito, ou seja, a assinatura do mentoring contract por ambas as pessoas do par.
A não assinatura de um contrato pode ser o primeiro sinal de que o process has not begun properly Isto pode dever-se à falta de acordo sobre as regras da relação de mentoring, embora mais frequentemente sinalize uma potencial falta de compromisso, por parte dos elementos do par, em manter as estruturas e regras. Vale a pena acompanhar a assinatura do contrato e prestar atenção ao conteúdo desta atividade, que, na prática, inicia o processo de mentoring em termos da definição adequada de mentoring.
A Mentiway platform lembra automaticamente os participantes para assinarem o contrato. Além disso, os organizadores têm também uma visão em tempo real do progresso dos processos de mentoring, incluindo as datas dos encontros do par e o facto de o contrato ter sido assinado. Isto permite reagir em tempo real a quaisquer desvios do processo.
Definição de objetivos nos processos de mentoring
O critério seguinte, a definição de objetivos para o processo, aplica-se basicamente já à segunda ou mesmo à terceira sessão, mas está relacionado com o início do processo, daí a sua presença nesta secção.
Em programas de mentoring implementados com o apoio da Mentiway, recomendamos começar a trabalhar os objetivos já durante a primeira sessão (ao concluir o contrato), mas trata-se de um processo que consome tempo e muitas vezes requer mais do que uma sessão. Sabemos também por experiência que setting goals for the Mentee é, por si só, um resultado muito importante do processo de mentoring. O par trabalha em conjunto nos objetivos utilizando uma variedade de techniques and tools, frequentemente ao longo de mais do que uma sessão.
É também aqui que por vezes surgem problemas significativos no par. Por vezes causados pela falta de recursos do Mentor para apoiar o Mentee nos objetivos pretendidos. Por vezes causados por um entendimento erróneo do processo ou pela imaturidade do Mentee. É portanto necessário monitorizar a definição de objetivos e reagir caso o processo se prolongue além da 3.ª sessão.
Convém notar aqui que, embora no Mentiway os organizadores possam ver se as duplas definiram os seus objetivos para o processo e o número desses objetivos, não têm acesso às conclusões detalhadas desses objetivos nem às suas métricas de sucesso. Esses dados são confidenciais e devem permanecer assim, dada a segurança do processo de mentoria.
Durante os processos de mentoria
Primeiro feedback sobre o programa de mentoria
Após a fase de contratação e de definição de objetivos, quando os processos já começam a ganhar ritmo, vale a pena realizar a primeira avaliação inicial do programa de mentoria com base nas avaliações dos participantes.
A plataforma Mentiway envia inquéritos de feedback automatizados após a terceira sessão, nos quais os participantes são convidados a avaliar a sua preparação para o programa, a seleção das duplas e a sua satisfação com o processo até ao momento. Mentores e mentorados têm a oportunidade de partilhar as suas perceções, o que permite aos organizadores responder, se necessário, aos problemas mais frequentemente identificados.
Avaliações das reuniões
Um papel semelhante, embora algo mais limitado, é desempenhado pelas classificações de satisfação das sessões de mentoria individuais. A partir do primeiro encontro, os participantes no Mentiway têm a oportunidade de avaliar o seu grau de satisfação com as sessões numa escala de 1 a 5. Os organizadores, por seu turno, têm acesso a essas classificações e devem responder contactando os participantes se estes valores se desviarem do desejado.
Frequência das reuniões
O último parâmetro a monitorizar durante o processo é manter a frequência adequada das reuniões. A ideia é identificar possíveis problemas relacionados com cancelamentos de sessões e intervalos excessivos entre encontros.
Na Mentiway, os organizadores acompanham as datas das reuniões e são notificados quando as duplas deixam de se encontrar por mais de 30 dias Isto pode ser um sinal de perda de motivação, que pode, em última análise, conduzir ao fim da relação de mentoria.
É claro que a mentoria exige compromisso de ambas as partes e proatividade, especialmente por parte dos mentorados. Mas alguns precisam por vezes de um empurrão suave, motivação ou um lembrete sobre os processos. Por outro lado, também vale a pena terminar conscientemente aquelas relações de mentoria em que o compromisso caiu abaixo de um nível significativo ou em que a dupla não encontrou compatibilidade suficiente.
Conclusão do programa
Avaliação do grau em que os objetivos
O elemento final dos processos de mentoria deve ser a avaliação e o feedback trocados entre os pares. Elementos dessa avaliação devem também ser utilizados para avaliar todo o programa de mentoria. O que tenho em mente aqui é, sobretudo, o grau em que os objetivos foram atingidos — tanto ao nível dos pares individuais como agregado ao nível de todo o programa.
Os inquéritos finais são também uma oportunidade para fazer um balanço da satisfação dos pares com o programa de mentoria como um todo e um espaço para obter insights para otimização e melhoria em edições futuras do programa.
Na Mentiway, a conclusão dos processos ocorre em dois níveis. Primeiro, o Mentor elabora um relatório que resume a cooperação com o Mentee e recomenda o desenvolvimento posterior do seu Mentee. Esse relatório é disponibilizado ao Mentee e apenas a ele/ela. Em segundo lugar, o par, em conjunto, durante a última sessão de mentoria, preenche um questionário com uma avaliação do progresso do programa, onde, entre outras coisas, numa escala de 1 a 10, avaliam o grau de cumprimento de cada um dos objetivos estabelecidos, com base nos critérios previamente definidos.
Resumo do programa
Em última análise, os organizadores que utilizam as métricas acima mencionadas conseguem preparar um resumo de todo o programa de mentoria, incluindo classificações médias de satisfação relativamente às sessões, feedback sobre o programa, o número e a frequência das reuniões e, por fim, o grau em que os objetivos de mentoria foram atingidos. Tal resumo fornece uma resposta abrangente à questão da eficácia do programa de mentoria como um todo e facilita a tomada de decisões relativamente à edição seguinte.
Na Mentiway, complementamos frequentemente o relatório resumo com estatísticas agregadas sobre a utilização da plataforma. Por exemplo, compilamos os materiais mais lidos da base de conhecimento ou a frequência de uso de funcionalidades específicas.
