Mentoring online – procesy mentoringowe realizowane zdalnie 

Powrót

Praca zdalna już na dobre zadomowiła się w środowisku biznesowym. Spotkania online dziś nikogo nie dziwią, wręcz przeciwnie – są codziennością dla wielu pracowników biurowych. Czy w ten sam sposób mogą być realizowane procesy mentoringowe? Co zrobić, aby mentoring online był skuteczny? To tematy, które poruszę w tym artykule. 

Kontakt online to dziś codzienność 

W trakcie pandemii i lockdownów firmy musiały zmienić swój `modus operandi`, a pracownicy, szczególnie biurowi – swoje przyzwyczajenia i sposób pracy. Dziś praca w 100% zdalna jest już zdecydowanie mniej popularna, więcej firm decyduje się na formułę hybrydową i coraz więcej pracowników na stałe wraca do biur. Według badania pracuj.pl w 2023 roku pracę zdalną lub hybrydową deklarowało 28% pracowników, to stanowiło wartość o 6 punktów procentowych niż rok wcześniej. 

To co jednak z nami a stałe zostało to akceptacja, czy wręcz przyzwyczajenie dla zdalnych spotkań. Nawet jeżeli pracownicy wrócili do biura, to częściej akceptują możliwość realizowania spotkań w formie online. Dotyczy to zarówno spotkań wewnątrzfirmowych, jak i tych biznesowych – realizowanych między różnymi organizacjami. 

A jak to wygląda w przypadku programów i procesów mentoringowych? 

Mentoring online – w formie w pełni zdalnej 

W mentoringu możliwość realizowania procesów w formie zdalnej również jest dziś codziennością. 

Z jednej strony mamy programy mentoringowe otwarte – realizowane w ramach danej niszy (zobacz też katalog programów otwartych). Najczęściej mają one charakter ogólnopolski. Są dostępne dla osób z wielu różnych miast z całego kraju. Naturalnie więc uwzględniają one możliwość dołączania w formie zdalnej.  

W niektórych przypadkach obecność off-line jest rekomendowana lub obowiązkowa dla inauguracji i zakończenia takiego programu. Organizatorzy zapraszają uczestników na gale otwarcia czy podsumowania programu, do networkingu, spotkania swoich par oraz osób z podobnymi zainteresowaniami. Jednak tak czy inaczej same sesje mentoringowe najczęściej mogą odbywać się zdalnie. 

W przypadku mentoringu firmowego formuła realizacji programu zależy od formy pracy w danej organizacji. Ale tu też z doświadczenia wiemy, że bardzo często spotkania mają formę zdalną. Tym bardziej, że najskuteczniejsze procesy mentoringowe to te, w których w pary łączą się osoby z różnych działów, oddziałów czy lokalizacji globalnych. Wtedy ta wymiana wiedzy i doświadczeń jest największa. Ale wtedy też formuła zdalna jest wręczy wymagana. 

Co zrobić, aby mentoring w formule online był skuteczny? 

Organizując program mentoringowy w formie zdalnej konieczne jest jednak zwrócenie uwagi na kilka spraw. Poniżej prezentujemy kilka rekomendacji dla perspektywy organizatorów oraz samych uczestników mentoringu. 

Perspektywa organizatorów 

Otwarcie i zakończenie programu w formule stacjonarnej 

Przede wszystkim organizując program mentoringowy online warto jednak zorganizować jego otwarcie i być może też oficjalne zakończenie w formule stacjonarnej. Jest to doskonała okazja do nawiązania relacji w parach między Mentorami/Mentorkami a Mentees. Poza tym to też możliwość budowania relacji szerzej – w ramach networku między Mentorami i Mentorkami oraz między Mentees. Korzyścią z tego typu spotkań jest też budowanie marki danego programu mentoringowego, promocja organizatorów czy osób lub firm uczestniczących w jego organizacji. 

Wdrożenie uczestników do programu 

Istotnym elementem mentoringu online jest też odpowiednie wdrożenie uczestników – najczęściej już w formie warsztatów i szkoleń online. Zarówno Mentorzy/Mentorki jak i Mentees powinni poznać założenia programu, ale też i podstawy samego mentoringu jako takiego. Powinni dowiedzieć się jakie są ich role i co powinni robić, a czego nie. Warto też podczas tego typu spotkań bardziej zaangażować uczestników na przykład przez organizowanie pracy w grupach (w wirtualnych pokojach), co stanowi dobrą okazję do networkingu, ale też do uczynienia warsztatów bardziej angażującymi. 

Interwizje dla Mentorów i Mentorek 

Rekomendujemy też zorganizowanie interwizji dla Mentorów i Mentorek. Interwizje powinny być robione niezależnie od formuły mentoringu. Jednak w przypadku programów online jest to jeszcze ważniejsze z uwagi na ograniczoną możliwość naturalnej rozmowy między Mentorami i Mentorkami. Interwizje to spotkania w gronie Mentorów(-ek), podczas których mają okazję podzielić się swoimi doświadczeniami z procesu (oczywiście z zachowaniem poufności), udzielić sobie wskazówek i dobrych praktyk. I znów, oprócz charakteru szkoleniowego takie spotkania spełniają też rolę networkingu. 

Bieżące monitorowanie procesów mentoringowych 

Organizatorzy niezależnie od formy mentoringu powinni mieć podstawowy wgląd w to co dzieje się w całym programie, aby móc na bieżąco reagować. Mentoring jest skuteczny tylko wtedy, gdy obie strony – Mentor(-ka) i Mentee – zaangażują się w proces i w zasadzie jako proces powinien się regulować oddolnie, automatycznie. Niemniej jednak, z doświadczenia wiemy, że aby program mentoringowy był skuteczny warto czasami delikatnie popchnąć uczestników do działania albo w przypadku widocznego braku zaangażowania zamknąć dany proces. 

Dobrze jest więc gdy organizatorzy mają wgląd przynajmniej w podstawowe parametry przebiegu programu mentoringowego – to czy pary się spotykają, czy mają podpisany kontrakt, na którym etapie procesu są. Powinni też reagować, gdy widać, że w danej parze są problemy – na przykład brak spotkań od ponad 30 dni. Tym bardziej w formule zdalnej, gdy jednak dla niektórych nadal ten kontakt online może być pewną barierą. 

Zwrócenie uwagi na formalne zakończenie procesu i podsumowanie 

Ostatnia rada dla organizatorów programów mentoringowych online polega na jasnym zakomunikowaniu do uczestników konieczności formalnego zakończenia procesu i podsumowania. Aby proces mentoringowy był skuteczny konieczne jest z jednej strony dążenie do celu (określonego podczas pierwszych sesji), ale też równie istotne jest samo jego osiągnięcie lub podjęcie decyzji w pewnym momencie, że ten cel nie może zostać osiągnięty. Proces mentoringowy powinien mieć formę zamkniętą, z refleksją, podsumowaniem i uzgodnieniem kolejnych kroków.  

Perspektywa Mentorów, Mentorek i Mentees 

Poniżej kilka propozycji tego co uczestnicy programów mentoringowych online mogą zrobić, aby ich procesy były jak najbardziej skuteczne. 

Zgoda odnośnie formuły spotkań 

Po pierwsze, para mentoringowa powinna na pierwszej sesji dogadać się odnośnie tego w jaki sposób się będą spotykać – czy online, czy zdalnie, z jaką częstotliwością, czy spotkania offline też wchodzą w grę, jeżeli tak to kiedy, z jakich narzędzi będą korzystać do organizowania spotkań. To teoretycznie banalny, ale bardzo ważny element określający ramy dalszej współpracy. Dzięki niemu można uniknąć późniejszych nieporozumień, które w formule online często wychodzą dopiero po czasie. 

Włączenie kamery podczas spotkań 

Druga rada dotyczy samych spotkań i konieczności włączenia kamery podczas ich trwania. Wizja jest istotnym elementem komunikacji międzyludzkiej. Dzięki temu, że osoby widzą się nawzajem, mogą lepiej odczytywać swoje emocje, widzą zaangażowanie, uważność, są bardziej zmotywowani o aktywnego uczestniczenia w spotkaniu. 

100% uważności 

Bardzo ważne jest też świadome utrzymywanie pełnej uważności podczas spotkania. W trakcie rozmowy online ryzyko rozproszenia się i ograniczonego udziału w rozmowie jest dużo większe niż przy spotkaniu stacjonarnym. Warto wyłączyć wszystkie powiadomienia na komputerze, pozamykać niepotrzebne zakładki, telefon odłożyć gdzieś daleko i w 100% uczestniczyć w spotkaniu. 

Miejsce do dzielenia się wiedzą 

Na koniec rekomendacja techniczna – warto ustalić miejsce do dzielenia się wiedzą i “archiwizowania” procesu. Może być to na przykład dysk Google, otwarty dokument edytowany przez obie osoby, czy dedykowane narzędzie, takie jak Mentiway. Chodzi tu o to, aby mieć jedno miejsce, w którym para przechowuje materiały dotyczące sesji, czy szerzej realizacji danego celu rozwojowego, w którym zanotuje prace domowe, daty spotkań, wspólne notatki. Dzięki temu sam proces jest bardziej skuteczny i uporządkowany, ale też po czasie obie osoby będą mogły wrócić do procesu i wyciągnąć własne wnioski. 

Mentoring online dzięki Mentiway 

Na koniec kilka słów o tym jak Mentiway wspiera procesy mentoringowe online. 

Mentiway to platforma stworzona z myślą o mentoringu, również w formie zdalnej. Stanowi jedno narzędzie integrujące większość z wyżej wymienionych kwestii. Dzięki swoim funkcjonalnościom wspiera procesy mentoringowe – również te online – zarówno dla organizatorów, jak i dla Mentorów, Mentorek i Mentees. 

Między innymi dzięki: 

• udostępnienia miejsca online do informacji o programie i rekrutacji uczestników, 
• bieżącej kontroli procesu dla organizatorów dzięki statusy spotkań w parach, informacje o podpisanych kontraktach, uzupełnionych ankietach ewaluacyjnych proces, 
• modułom komunikacji między organizatorami a uczestnikami oraz między samymi uczestnikami w parach mentoringowych, 
• planowaniu spotkań, integracji z kalendarzami, organizacji procesu, 
• udostępnieniu miejsca do dzielenia się wiedzą – zarówno z poziomu organizatorów jak i prywatnie – w ramach pary, czy z dostępem tylko dla autorów dodanych materiałów, 
• wygenerowaniu podsumowania procesu mentoringowego w postaciu raportu PDF. 

Wszystko to w jednym miejscu – dostępne na bieżąco w formie online z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego urządzenia.