Mentoria: uma ferramenta universal que responde às necessidades das organizações

Anna Fiałkowska ,

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Porque quer a organização lançar um programa de mentoria? Esta é a pergunta que deve dar início à conceção de qualquer programa. Não o número de participantes, o calendário das reuniões ou a escolha da plataforma, mas sim a necessidade que a mentoria pretende satisfazer.

Desenvolver futuros líderes, preparar colaboradores para novas funções, reter talento, transferir conhecimentos entre equipas ou promover uma melhor colaboração entre gerações? Cada um destes objetivos pode justificar o lançamento de um programa de mentoria. No entanto, cada um exige uma abordagem ligeiramente diferente.

Durante a conferência Mentoring Program Excellence ganhou força a ideia de que não vale a pena construir um caso de negócio para a mentoria em si. Vale a pena construí-lo para o objetivo de negócio que a mentoria pretende apoiar. Esta mudança de perspetiva ajuda não só a convencer a organização a implementar um programa, mas, acima de tudo, a concebê-lo de forma a fazer sentido para os participantes e a gerar valor para a empresa.

Em síntese

Comece pelo problema: conceba o programa de mentoria em torno de um objetivo organizacional concreto.

A escolha do formato e dos participantes deve decorrer da mudança pretendida, e não de uma tendência.

A avaliação combina dados sobre a experiência dos participantes com resultados de negócio.

A plataforma Mentiway apoia a gestão de programas de mentoria: recrutamento, matching, documentação das reuniões e elaboração de relatórios, o que ajuda a medir os resultados e a manter o processo alinhado com o objetivo da organização. Contacte a Mentiway

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Não comece pelo programa. Comece pelo problema

A mentoria é cada vez mais utilizada como elemento de desenvolvimento dos colaboradores e de gestão de talento. No entanto, é fácil cair na armadilha de a tratar como um fim em si mesma. Uma organização decide lançar um programa porque a mentoria é um método de desenvolvimento valorizado, porque outras empresas já o implementaram ou porque os colaboradores manifestam interesse numa iniciativa deste tipo.

É um bom ponto de partida para uma conversa, mas não é suficiente para conceber um processo eficaz.

Antes de iniciar um programa, vale a pena responder a algumas perguntas: O que representa atualmente um desafio para a organização? Quem é afetado? Que mudança é necessária? E como pode a mentoria ajudar a concretizá-la?

Definir os objetivos do programa como primeiro passo

Se uma empresa pretende desenvolver futuros líderes, não basta convidar grupos de colaboradores de elevado potencial para o programa e emparelhá-los com profissionais mais experientes. É necessário definir as competências de que vão precisar, os desafios que terão pela frente e de que forma a mentoria pode apoiar a sua preparação para novas responsabilidades.

Se o objetivo for a transferência de conhecimentos, será importante, por sua vez, encontrar pessoas com a experiência necessária e criar condições para a transmitir. E, quando uma organização pretende melhorar a colaboração entre gerações, vale a pena ponderar se a resposta será a mentoria tradicional, a mentoria inversa ou, talvez, uma combinação das duas modalidades.

Não existe um programa de mentoria universal que responda igualmente bem a todas estas necessidades. Por isso, deve começar por definir a mudança pretendida e só depois selecionar a modalidade de mentoria, os participantes e a forma como o processo será conduzido.

Que problemas organizacionais pode a mentoria ajudar a resolver?

A mentoria pode apoiar várias áreas do funcionamento de uma organização. No entanto, isso não significa que seja a melhor solução em todos os casos ou que, por si só, garanta os resultados esperados. O seu papel é apoiar um processo de desenvolvimento específico.

Desenvolvimento de futuros líderes e sucessão. As organizações precisam de pessoas preparadas para assumir novas funções, responsabilidades e tomar decisões cada vez mais complexas. Identificar colaboradores com potencial não significa, por si só, que estes estejam preparados para uma promoção. A mentoria pode ajudá-los a compreender melhor os desafios da gestão, a desenvolver competências de liderança e a encarar as decisões do ponto de vista de colegas mais experientes. Cria também espaço para discutir situações que não podem ser plenamente praticadas em formação. Neste caso, vale a pena medir não só a satisfação com o programa, mas também os progressos no desenvolvimento de competências específicas, a preparação para assumir novas responsabilidades e os percursos posteriores dos participantes na organização. Escrevemos mais sobre este tema num artigo sobre o desenvolvimento de talento na empresa.
Transferência de conhecimento e experiência. Numa organização, o conhecimento nem sempre se encontra em documentos, procedimentos e sistemas. É difícil descrever algumas experiências. É o caso, por exemplo, das formas de resolver problemas atípicos, tomar decisões em situações ambíguas ou colaborar com diferentes partes interessadas. A mentoria pode facilitar a transferência deste tipo de conhecimento entre colaboradores, departamentos e locais. É particularmente valiosa quando uma empresa pretende reduzir o risco de perder conhecimentos especializados importantes ou tirar melhor partido da experiência de pessoas que trabalham na organização há muitos anos. Não basta juntar um colaborador experiente a alguém que queira aprender. São necessários objetivos claros, uma combinação adequada de participantes e condições que promovam uma conversa aberta. Também convém lembrar que a transferência de conhecimento não tem de consistir numa transmissão unilateral de informação. Os colegas menos experientes também podem trazer novas perspetivas e competências.
Retenção e desenvolvimento de talento. Manter os colaboradores valiosos não é apenas uma questão de salário ou benefícios. Também são importantes as oportunidades de desenvolvimento, o acesso a feedback e a sensação de que é possível construir o futuro dentro da organização. A mentoria pode apoiar os colaboradores na definição do seu percurso de desenvolvimento, na identificação dos seus pontos fortes e no planeamento dos próximos passos da carreira. Também pode ajudar a organização a compreender melhor as necessidades dos participantes e a criar condições para o seu desenvolvimento. No entanto, não se deve assumir automaticamente que a participação numa mentoria se traduzirá numa maior retenção. Se uma empresa quiser verificar esse efeito, deverá analisar os dados relativos à antiguidade dos colaboradores na organização e compará-los com outras informações, tendo em conta as diferenças entre os participantes no programa e os restantes colaboradores.
Colaboração intergeracional e desenvolvimento de novas competências. As mudanças tecnológicas, as novas formas de trabalhar e a diversidade de experiências dos colaboradores fazem com que as organizações precisem de promover a partilha de conhecimentos em várias direções. Uma das respostas pode ser a mentoria inversa. Neste modelo, alguém com menos antiguidade ou experiência numa determinada função pode partilhar conhecimentos com um colega mais experiente, por exemplo sobre novas tecnologias, ferramentas digitais ou as perspetivas das gerações mais jovens. Não se trata apenas de um formato alternativo de programa. Pode ser uma resposta a um desafio organizacional concreto: como desenvolver competências digitais, compreender melhor as necessidades de diferentes grupos de colaboradores e criar espaço para a aprendizagem mútua. O sucesso exige abertura de ambas as partes e uma abordagem deliberada da relação. A mentoria inversa exige não só a combinação dos participantes, mas também disponibilidade para aprender, independentemente do cargo ou da antiguidade. Escrevemos mais sobre mentoria inversa neste artigo especializado.

Como traduzir as necessidades da organização num programa de mentoria concreto?

Quando a organização já sabe que problema pretende resolver, pode avançar para a conceção do programa. Nesta fase, vale a pena combinar a perspetiva do negócio com as necessidades dos participantes. O objetivo da organização define a direção, mas os objetivos individuais dos mentorandos irão, em grande medida, moldar o trabalho de cada par.

Na prática, é útil seguir três passos.

Primeiro: definir a mudança esperada. Em vez de um objetivo geral como «desenvolvimento dos colaboradores», vale a pena especificar o que deverá mudar concretamente. Isto poderá significar desenvolver competências de liderança, preparar melhor para uma promoção, aumentar o conhecimento sobre outros departamentos ou tornar mais eficiente a integração de novos colaboradores.

Segundo: alinhar o programa com o objetivo. Um programa para futuros líderes exigirá um grupo de participantes, critérios de seleção e métodos de trabalho diferentes dos de uma iniciativa centrada na transferência de conhecimentos ou no desenvolvimento de competências digitais. Também é importante preparar os mentores, definir regras claras para o processo e criar condições para estabelecer uma relação de confiança.

Terceiro: determinar como saberemos se o programa está a gerar valor. Os indicadores devem decorrer do objetivo, em vez de serem escolhidos apenas depois de o programa terminar. Se a organização quiser desenvolver líderes, precisará de medidas diferentes das que usaria para a integração de novos colaboradores ou para a transferência de conhecimentos.

Também é importante não encarar a mentoria como uma iniciativa que decorre em paralelo com as restantes atividades de RH. Faz mais sentido quando complementa um sistema de desenvolvimento mais abrangente: programas de gestão de talentos, percursos de carreira, planeamento de sucessão, integração de novos colaboradores ou desenvolvimento de competências.

Encontre mais conselhos práticos no nosso guia: «Programa de mentoria numa empresa – como concebê-lo, implementar e desenvolver?».

Como medir os resultados sem confundir atividade com impacto?

O número de participantes, as sessões realizadas ou as edições concluídas dão-nos uma ideia da dimensão do programa e da forma como o processo decorreu. No entanto, não respondem à pergunta mais importante: a mentoria ajudou a alcançar o objetivo que motivou a sua implementação?

Vale a pena analisar os efeitos em vários níveis. O primeiro diz respeito ao decorrer do programa: à atividade das duplas, à regularidade das reuniões, à conclusão das diferentes etapas e ao envolvimento dos participantes.

O segundo diz respeito à experiência e ao desenvolvimento dos mentorandos e dos mentores, por exemplo, à satisfação, à concretização de objetivos individuais ou ao desenvolvimento de competências específicas.

O terceiro está relacionado com o objetivo organizacional, como a mobilidade interna, a preparação para novas funções, a retenção de colaboradores ou a transferência de conhecimentos.

Resultados e avaliação da mentoria possibilitados pela tecnologia

Nem todos os programas exigem as mesmas métricas. Além disso, se uma organização observar um aumento das promoções ou uma melhoria da retenção, isso não significa automaticamente que a responsabilidade seja exclusivamente da mentoria. Os resultados também são influenciados por outras atividades de RH, pelas condições do mercado, pelas mudanças organizacionais e pelas decisões individuais dos colaboradores.

Uma avaliação bem concebida permite, por isso, não só demonstrar resultados positivos, mas também compreender melhor o que funcionou, o que precisa de ser melhorado e como desenvolver futuras edições do programa.

No estudo da Mentiway “A Experiência de Mentoria nas Organizações” recolhemos 613 respostas a inquéritos de 43 programas de mentoria. Os resultados mostram que os participantes reconhecem vários benefícios da mentoria, incluindo uma perspetiva mais abrangente, maior autoconsciência e o desenvolvimento de novas relações. Esta é uma perspetiva valiosa sobre o valor do processo, mas o feedback positivo dos participantes, por si só, não substitui a medição dos resultados para o negócio. Ambos os tipos de dados devem ser analisados em conjunto. Saiba mais sobre esta abordagem no artigo sobre a medição da eficácia da mentoria, KPIs, métricas e dados.

O apoio tecnológico como resposta aos desafios organizacionais

Para que a mentoria responda às necessidades específicas de uma organização, também tem de ser possível implementá-la de forma eficiente. Isto é particularmente importante nas grandes empresas, onde um programa abrange vários departamentos, localizações e dezenas ou centenas de pares de mentoria.

A tecnologia pode apoiar a organização do processo: desde o recrutamento e a correspondência entre participantes, passando pelo trabalho em torno dos objetivos e pelo acompanhamento dos progressos, até à recolha de dados e à preparação de relatórios. Isto permite aos coordenadores do programa dedicar menos tempo à gestão manual de tarefas e identificar mais facilmente as áreas que requerem atenção.

A plataforma, por si só, não substitui um objetivo claramente definido, uma preparação adequada dos participantes nem a qualidade da relação de mentoria. Também não torna automaticamente o programa eficaz. É uma ferramenta que apoia um processo que tem de ser cuidadosamente concebido.

É precisamente esta abordagem que orienta a Mentiway. Apoiamos as organizações na implementação de programas de mentoria, incluindo o recrutamento, o emparelhamento, as atividades dos participantes, o acompanhamento do processo e a medição dos resultados. A Mentiway ajuda a organizar a mentoria à escala, mas o ponto de partida deve continuar a ser as necessidades da organização e das pessoas que irão participar no programa.

A mentoria faz sentido quando é claro o que se pretende alcançar

Nem todas as organizações precisam do mesmo programa de mentoria. Uma pode querer desenvolver futuros líderes, outra assegurar a transferência de conhecimento e outra apoiar a integração ou a colaboração entre gerações. Em todos estes casos, a mentoria pode ser uma ferramenta valiosa, mas a sua eficácia depende de estar bem adaptada ao objetivo.

Por isso, antes de lançar um programa, vale a pena dar um passo atrás e perguntar não só «como organizar a mentoria?», mas, acima de tudo, «o que queremos mudar através dela?».

Só então será possível escolher os participantes de forma consciente, conceber o processo, definir regras e estabelecer indicadores de sucesso. Assim, a mentoria deixa de ser apenas mais um item no calendário de RH e passa a fazer parte de um plano mais amplo de desenvolvimento organizacional.

Quer conceber um programa de mentoria adaptado às necessidades da sua organização? Fale connosco sobre os objetivos que a mentoria pode apoiar e sobre como os traduzir num processo bem planeado.

Perguntas frequentes: objetivos de um programa de mentoria

A mentoria pode resolver todos os problemas de uma organização?

Não. A mentoria funciona melhor em áreas relacionadas com o desenvolvimento de competências, a partilha de conhecimentos e experiência, a criação de relações e a preparação dos colaboradores para novas funções. Não substitui, por exemplo, alterações nos processos, recursos adequados ou soluções para problemas decorrentes da cultura organizacional. Por isso, antes de lançar um programa, vale a pena confirmar se a mentoria responde realmente à necessidade identificada.

Como definir o objetivo de um programa de mentoria numa empresa?

O melhor é começar pelo desafio que a organização enfrenta. Pode tratar-se de desenvolver futuros líderes, transferir conhecimentos, apoiar a integração, desenvolver talentos ou melhorar a colaboração entre equipas. Em seguida, defina que mudança espera alcançar, quem deverá participar no programa e como saberá se este foi eficaz.

Que objetivos de negócio pode a mentoria apoiar?

A mentoria pode apoiar, entre outras coisas, o desenvolvimento de competências de liderança, a preparação para uma promoção, a sucessão, o desenvolvimento de talento, a transferência de conhecimentos, a integração de novos colaboradores e a colaboração intergeracional. Os objetivos específicos devem resultar das necessidades da organização, e não da suposição de que todos os programas de mentoria devem produzir os mesmos resultados.

Como se mede a eficácia de um programa de mentoria?

Os indicadores devem estar alinhados com o objetivo do programa. Pode analisar o cumprimento dos objetivos de desenvolvimento, a evolução de competências específicas, a satisfação dos participantes, a regularidade das reuniões, a qualidade da correspondência entre pares ou a preparação para assumir novas funções. Se o programa se destinar a apoiar objetivos de negócio, como a retenção ou a mobilidade interna, também vale a pena acompanhar os dados organizacionais relevantes. No entanto, lembre-se de que as alterações nestes indicadores podem não se dever exclusivamente à mentoria.

A mentoria deve fazer parte da estratégia de RH?

Sim, se o objetivo for apoiar os objetivos de longo prazo da organização. Um programa de mentoria pode complementar iniciativas relacionadas com a gestão de talento, a sucessão, o desenvolvimento de liderança, a integração de novos colaboradores ou o planeamento de percursos profissionais. Integrá-lo numa estratégia mais abrangente facilita a definição de prioridades, o envolvimento das pessoas certas e a avaliação dos resultados.

Uma plataforma de mentoria é suficiente para que um programa seja eficaz?

Não. Uma plataforma pode simplificar o recrutamento, a correspondência entre mentores e mentorandos, a organização de reuniões, o acompanhamento do progresso e a elaboração de relatórios. No entanto, não substitui um objetivo claramente definido, uma preparação adequada dos participantes ou a qualidade da relação de mentoria. A tecnologia apoia o processo, mas o seu valor também depende da forma como o programa é concebido e implementado.