Analiza skuteczności, KPIs i ewaluacja programu mentoringowego 

Powrót

W jednym z poprzednich artykułów opublikowaliśmy w Mentiway poradnik wdrożenia programu mentoringowego. Istotnym elementem, na który zwracamy w nim uwagę jest określenie celów programu oraz co niezwykle ważne – bieżące monitorowanie stopnia osiągania tych celów i ewaluacja programu na zakończenie. W tym artykule przyjrzę się bliżej właśnie tematowi analityki, monitorowania i oceny programu mentoringowego przez jego organizatorów. 

Przewodnik wdrożenia programu mentoringowego 

Zanim przejdziesz dalej, jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś(-aś), to zachęcam Cię do zapoznania się z poradnikiem wdrożenia programu mentoringowego, który wspomniałem na wstępie. 

Być może zainteresuje Cię też specjalna checklista, która w skróconej formie przedstawia konkretne zagadnienia, o które należy zadbać od strony organizatorów mentoringu. 

A jeżeli wolisz przyswajać wiedzę w formie video / podcastu, to zapraszam Cię do obejrzenia video, w którym Tomasz Sąsiadek – Co-founder Mentiway opowiada o kluczowych etapach programu mentoringowego: 

Dlaczego warto monitorować procesy i oceniać cały program mentoringowy? 

Wdrożenie i przeprowadzenie programu mentoringowego to należy traktować jako proces biznesowy. Aby jako taki był skuteczny, konieczne jest zadbanie o podstawowe parametry procesu, takie jak jasno określone granice, porządek, wybór interesariuszy, osadzenie w organizacji.  

Ale istotnym elementem każdego procesu biznesowego jest też fakt dostarczania wartości dla organizacji i poszczególnych uczestników.  

Program mentoringowy jest procesem, który z reguły angażuje dużo osób i wiąże się z istotnymi kosztami związanymi z zaangażowaniem godzinowym. W związku z tym, musi dawać konkretną korzyść, którą organizatorzy powinni móc określić. 

Na potrzebę przygotowania tego artykułu podzieliłem kryteria oceny wartości programu mentoringowego według momentu ich mierzenia: 

• weryfikowane na bieżąco – w trakcie trwania programu 
• i zbierane oraz agregowane na jego zakończenie. 

Bieżące monitorowanie procesów mentoringowych 

Program mentoringowy jest procesem długotrwałym, rozłożonym na minimum 6 miesięcy. W związku z tym konieczne jest monitorowanie jego podstawowych parametrów jeszcze w trakcie jego trwania. To pozwala zauważyć ewentualne niedociągnięcia i daje możliwość wprowadzania modyfikacji. Na przykład, jeżeli w uczestnicy programu mentoringowego uznają, że nie posiadają wystarczającej wiedzy do realizacji procesów, można im taką wiedzę dostarczyć w postaci dodatkowych szkoleń lub interwizij. 

Ewaluacja programu mentoringowego na zakończenie 

Z kolei ocena zbiorcza procesów i podsumowanie całego programu na jego zakończenie pozwala ocenić program mentoringowy jako pełen proces, a przynajmniej jego jeden cykl. Dzięki wiedzy zgromadzonej w ten sposób można określić wnioski do użycia w kolejnych cyklach mentoringowych, ale też przygotować podsumowanie dla inwestorów – właścicieli budżetów HRowych lub działowych, którzy zainwestowali część swoich zasobów na organizację programu i uczestnictwo Mentorów i Mentees. 

Możliwe KPIs i sposoby mierzenia skuteczności programu mentoringowego 

Wiemy więc już dlaczego warto monitorować i oceniać program mentoringowy. Pytanie teraz jak to robić? 

Poniżej przedstawiam kilka możliwych do zastosowania KPI, kilka pomysłów na to w jaki sposób analizować program na bieżąco oraz ocenić jego skuteczność na zakończenie. Większość z wspominanych tu metryk jest zastosowana również w aplikacji Mentiway i organizatorzy programów mentoringowych bazujących na naszej platformie na bieżąco z nich korzystają. 

Oczywiście to tylko kilka przykładów i zdecydowanie lista nie wyczerpuje w pełni tego zagadnienia. Mam nadzieję jednak, że znajdziesz w niej inspiracje dla swojego programu mentoringowego. 

Pierwsze spotkania w parach mentoringowych 

Monitorowanie programu mentoringowego można rozpocząć jeszcze na etapie rekrutacji uczestników. To wtedy pojawiają się pierwsze pytania, które warto zbierać i zaadresować. Wtedy też pojawiają się pierwsze potencjalne KPIe – na przykład liczba uczestników i ich balans między Mentorami i Mentees. W praktyce jednak te mierniki są bardzo oczywiste i naturalnie monitorowane w procesie, dlatego nie uwzględniłem ich poniżej. 

Ewentualnym parametrem, który może być mniej oczywisty jest dopasowanie obszarów kompetencyjnych. Ten temat opisałem w odrębnym artykule.  

Umówienie pierwszego spotkania 

Zaplanowanie sesji mentoringowej to pierwsza okazja dla Mentees do wykorzystania swojej inicjatywy. Wbrew pozorom na tym etapie mogą już wystąpić problemy z zaangażowaniem. Warto po kilkunastu dniach od oficjalnego startu spotkania sprawdzić czy wszystkie pary zaplanowały już pierwszą sesję mentoringową. 

Podpisanie kontraktu 

Kolejnym punktem do weryfikacji może być fakt realizacji pierwszej sesji i jej efekt, czyli podpisanie kontraktu mentoringowego przez obie osoby w parze. 

Brak podpisania kontraktu może być pierwszym sygnałem tego, że proces nie rozpoczął się prawidłowo. Może wynikać to z braku zgody na zasady relacji mentoringowej, chociaż częściej sygnalizuje to potencjalny brak przywiązania osób w parze do zachowania struktur i zasad. Warto monitorować podpisanie kontraktu i zwracać uwagę na istotę tej czynności, która w praktyce rozpoczyna proces mentoringowy w rozumieniu właściwej definicji mentoringu. 

Platforma Mentiway automatycznie przypomina uczestnikom o konieczności podpisania kontraktu. Ponadto, sami organizatorzy mają też bieżący podgląd na stopień zaawansowania procesów mentoringowych, w tym na daty spotkań w parach i fakt podpisania kontraktu. Dzięki temu na bieżąco można reagować na wszelkie odstępstwa od procesu. 

Ustalenie celów w procesach mentoringowych 

Następne kryterium, czyli ustalenie celów na proces, w zasadzie dotyczy już drugiej lub nawet trzeciej sesji, ale jest związane z rozpoczęciem procesu, stąd jego obecność w tej sekcji. 

W programach mentoringowych realizowanych przy wsparciu Mentiway zalecamy rozpoczęcie pracy nad celami jeszcze podczas pierwszej sesji (przy okazji uzupełnienia kontraktu), jednak jest to proces czasochłonny i często zajmuje więcej czasu. Z doświadczenia wiemy też, że ustalenie celów dla Mentee samo w sobie jest bardzo istotnym efektem procesu mentoringowego. Para wspólnie pracuje nad celami przy użyciu różnych sugerowanych technik i narzędzi, nierzadko podczas więcej niż jednej sesji. 

To tu też czasem pojawiają się istotne problemy w parze. Czasem wynikające z braku zasobów Mentora do wsparcia Mentee w zakładanych celach. Czasem powodowane niewłaściwym zrozumieniem procesu czy niedojrzałością Mentee. Konieczne jest więc monitorowanie faktu ustalenia celów i ewentualne reagowanie w przypadku przedłużania się tego procesu poza 3 sesję.  

Warto tu zauważyć, że mimo iż w Mentiway organizatorzy widzą to czy pary ustaliły swoje cele na proces i jaka jest liczba tych celów, to nie mają dostępu do szczegółowych ustaleń dotyczących tych celów, czy ich mierników sukcesu. Te dane są poufne i powinny takie pozostać biorąc pod uwagę bezpieczeństwo procesu mentoringowego. 

W trakcie procesów mentoringowych 

Pierwszy feedback na temat programu mentoringowego 

Po fazie kontraktowania i ustalania celów, gdy procesy zaczynają iść już pełną parą, warto przeprowadzić pierwszą wstępną ewaluację programu mentoringowego bazując na ocenach uczestników.

Platforma Mentiway wysyła automatyczne ankiety feedbackowe po trzeciej sesji, w których uczestnicy są proszeni do oceny stopnia ich przygotowania do programu, doboru par, dotychczasowego zadowolenia z procesu. Mentorzy i Mentees mają możliwość podzielenia się swoimi spostrzeżeniami, co z kolei umożliwia organizatorom ewentualne zareagowanie na najczęściej wskazywane problemy.  

Oceny spotkań 

Podobną, chociaż nieco bardziej ograniczoną rolę, pełnią oceny stopnia zadowolenia z poszczególnych sesji mentoringowych. Począwszy od pierwszego spotkania uczestnicy w Mentiway mają możliwość oceny swojego stopnia zadowolenia z sesji w skali od 1 do 5. Organizatorzy z kolei mają wgląd w te oceny i powinni reagować kontaktem z uczestnikami, jeżeli te wartości odbiegają od wartości pożądanej. 

Częstotliwość spotkań 

Ostatnim parametrem, który warto monitorować podczas procesu, to utrzymanie właściwej częstotliwości spotkań. Chodzi tu o zidentyfikowanie ewentualnych problemów związanych z odwoływaniem sesji i zbyt długim czasem między spotkaniami. 

W Mentiway organizatorzy mają wgląd w daty spotkań i są informowani, gdy pary nie spotykają się dłużej niż 30 dni. To może być sygnał spadku motywacji, który ostatecznie może doprowadzić do zerwania relacji mentoringowej.  

Jasnym jest, że mentoring wymaga zaangażowania obu stron i proaktywności szczególnie od strony Mentees. Ale niektórzy potrzebują czasem delikatnego popchnięcia, motywacji czy przypomnienia o procesach. Z drugiej strony warto też świadomie kończyć te relacje mentoringowe, w których zaangażowanie spadło poniżej sensownego poziomu lub też w których para nie znalazła wystarczającego dopasowania. 

Zakończenie programu 

Ocena stopnia realizacji celów 

Ostatnim elementem procesów mentorignowych powinna być ocena i feedback udzielony sobie w parach. Elementy z tej oceny warto wykorzystać również do oceny całego programu mentoringowego. Mam tu na myśli przede wszystkim stopień realizacji celów – zarówno na poziomie poszczególnych par, jak i zagregowany do poziomu całego programu. 

Ankiety na zakończenie to też okazja do ostatecznego podsumowania stopnia zadowolenia par z programu mentoringowego jako całości i miejsce do zdobycia spostrzeżeń pod optymalizację i poprawę dla kolejnych edycji programu. 

W Mentiway zakończenie procesów przebiega na dwóch poziomach. Po pierwsze, Mentor uzupełnia raport podsumowujący współpracę z Mentee i rekomendujący dalszy rozwój swojego podopiecznego. Raport ten jest udostępniany dla Mentee i tylko dla niego / dla niej. Po drugie, para wspólnie, podczas ostatniej sesji mentoringowej wypełnia ankietę z oceną postępów programu, gdzie między innymi w skali od 1 do 10 ocenia stopień osiągnięcia każdego z założonych celów, bazując na wcześniej ustalonych kryteriach. 

Podsumowanie programu 

Ostatecznie organizatorzy korzystając z wyżej wymienionych mierników są w stanie przygotować podsumowanie całego programu mentoringowego, obejmującego średnie oceny stopnia zadowolenia z sesji, feedback na temat programu, liczbę i częstotliwość spotkań i ostatecznie stopień realizacji celów mentoringowych. Takie podsumowanie stanowi wyczerpującą odpowiedź na pytanie o skuteczność całego programu mentoringowego i ułatwia podjęcie decyzji odnośnie kolejnej edycji. 

W Mentiway raport z podsumowania uzupełniamy często zbiorczymi statystykami z użycia platformy. Na przykład, podsumowujemy najczęściej czytane materiały z bazy wiedzy, czy częstotoliwość użycia poszczególnych funkcjonalności.