Sformalizowany proces mentoringu a nieformalne relacje mentoringowe – zasady i korzyści

Powrót

Na formalny proces mentoringu składa się kilka kluczowych elementów:

Podpisanie kontraktu pomiędzy Mentorem a Mentee

Obie strony powinny się pod nim podpisać. Jak każda umowa i ta ma na celu ustalanie zasad i ich respektowanie tak, żeby obie strony czuły się dobrze i bezpiecznie. To zalążek budowania zaufania pomiędzy stronami. 

O kontrakcie w mentoringu przeczytasz też w tym artykule.

Ustalenie celów

Procesy mentoringowe zazwyczaj odbywają się w jakimś celu. 

Mentees, którzy aplikują do programu chcą realizować cele, które w danym momencie są dla nich ważne. Co jest istotne, to żeby te cele nie były jakieś (częsty problem) a bardzo konkretne. Co może wam pomóc w doprecyzowaniu tego aspektu? Metoda ustalania celów SMART, ale też po prostu pytania pogłębiające znaczenie danego celu:

→ O czym jest ten cel?
→ Do czego Cię przybliży?
→ Dlaczego właśnie to jest dla Ciebie ważne?
→ Po czym poznasz, że cel został zrealizowany?
→ Co się stanie jak nie zrealizujesz tego celu?

Z mojego doświadczenia wynika, że ustalenie celów stanowi często duże wyzwanie i zajmuje w całym procesie od 2 do nawet 3 sesji. Nawet jeżeli tak się wydarzy, to stoję na stanowisku, że warto ten czas na to poświęcić, bo pracując bez celu lub na celu enigmatycznie określonym istnieje spore ryzyko, że na koniec zarówno Mentee jak i organizacja nie będą zadowolone z efektów.

Struktura spotkań i ich regularność

Poruszamy się w określonych ramach czasowych, dbamy o to, żeby sesje się odbywały i zawierały kluczowe dla procesu i dla Mentee elementy.

Element 1→ Rozpoczęcie sesji:

• Sprawdzamy jak jest dziś, co ważnego dzieje się u Mentee?
• Czy to z czym przychodzi Mentee przybliża ją, jego do realizacji celu? 
• Jeżeli nie przybliża, ale jest ważne to wspólne podjęcie decyzji o podjęciu właśnie tego tematu – nie zawsze trzeba się trzymać w sztywnych ramach. Należy działać tak, aby Mentee miał (-a) i czuł (-a) wsparcie Mentora.

Element 2 → Część właściwa sesji:

• Używanie technik i narzędzi jeżeli tylko będzie to w danym momencie wspierające.
• Bycie w uważności i aktywnym słuchaniu / towarzyszeniu Mentee.
• Motywowanie, inspirowanie i dawanie bezpiecznej przestrzeni do tego, co się w danym momencie pojawia.

Element 3 → Zakończenie sesji

• Podsumowanie i ponowne sprawdzenie użyteczności/wartości tego co zostało wypracowane (to nie muszą być zawsze konkretne rzeczy, wartością samą w sobie sobie często przemyślenia jakie mamy w danym temacie)
• Podzielenie się informacją zwrotną – o feedbacku mówi się dużo i często, ale czy faktycznie z niego korzystamy? Sesje mentoringowe dają przestrzeń na dzielenie się pomiędzy sobą tym co było dobre i tym co do poprawy. Korzystajcie z tego, bo procesach mentoringowych intencje są czyste –  w końcu działamy w służbie rozwoju i celu Mentee.
• Zaplanowanie dla Mentee działań pomiędzy tą a kolejną sesją – same spotkania to pewnego rodzaju kamienie milowe. Najczęściej pracę trzeba wykonać pomiędzy sesjami – nawet jeżeli tą pracą jest (nie)zwykła autorefleksja po spotkaniu.

Zobacz też opis procesu mentoringowego w formie filmu na YouTube:

Ewaluacja i rewizja procesu i celów

Będąc w procesach mniej formalnych nie zwracamy tak bardzo uwagi na to, czy faktycznie osiągamy założone cele. Często też takie spontaniczne spotkania z mentorem, mentorką mają pomóc i wesprzeć w konkretnym problemie tu i teraz – w takim wypadku rewizja ma mniejsze znaczenie. Choć… można się pokusić o sprawdzenie, czy w długiej perspektywie czasu wypracowane na takiej pojedynczej sesji rozwiązanie faktycznie działa.

W procesach formalnych, ustrukturyzowanych ewaluacja celów jest kluczowa. To na co warto zwrócić uwagę, to fakt że ewaluacja celu / celów może też oznaczać ich zmianę (czasem całkowitą!). Wchodząc na początku w proces mentoringowy robimy wstępne założenia, ale idąc w proces coraz dalej i coraz głębiej okazuje się, że te założenia nie były do końca adekwatne w stosunku do tego co chcemy finalnie osiągnąć. Nie należy się bać zmiany celów. Warto obserwować i analizować czy na drodze ich realizacji coś się zmienia, czy zauważamy postęp czy wręcz przeciwnie i wtedy podejmować odpowiednie działania. 

Warto też przyglądać się całemu procesowi i jego dynamice:

• Jak wygląda współpraca z Mentorem/Mentorką od strony Mentee patrząc? 
• I w drugą stronę jak wygląda współpraca z Mentee?
• Jakie nam towarzyszą odczucia i przemyślenia względem tej drogi rozwoju i nauki?

Zakończenie procesu

Sformalizowany proces mentoringowy charakteryzuje się tym, że na koniec znajdujemy czas na podsumowania. A tych jest (powinno!) być kilka:

1. podsumowanie stopnia realizacji celów
2. podsumowanie stopnia zadowolenia Mentee z procesu mentoringowego
3. podsumowanie stopnia zadowolenia Mentora / Mentorki z przebiegu procesu mentoringowego
4. Formalny raport, który Mentor (-ka) spisuje na końcu z podsumowaniem procesu i dalszymi rekomendacjami dla Mentee.
5. Zamykające proces, po obu stronach, autorefleksje ( o mocy, ktorych przeczytacie w kolejnym artykule)

Dlaczego warto wchodzić w sformalizowane procesy mentoringowe?

Jak pokazują dane z Gallup Center on Black Voices* sformalizowane relacje mentorskie mają większy wpływ na rozwój pracowników.

“W porównaniu z pracownikami mającymi nieformalnych mentorów (…), pracownicy mający formalnych mentorów (…) zdecydowanie częściej (75%) zgadzają się, że organizacja zapewnia jasny plan rozwoju ich kariery. Dodatkowo pracownicy mający formalnych mentorów (…) są o 38% bardziej skłonni zgodzić się, (niż ci, którzy mają nieformalnych mentorów) że mają w pracy kogoś, kto pomaga im osiągnąć cele zawodowe.

Ponadto formalne relacje mentorskie (…) również sprzyjają pozytywnemu postrzeganiu równych szans awansu: pracownicy mający formalnych mentorów są o 58% bardziej zdecydowanie zgadzają się, że ich miejsce pracy zapewnia wszystkim pracownikom równe szanse awansu.”

*Źródło: https://www.gallup.com/workplace/473999/mentors-sponsors-difference.aspx

Marta Siech